タスク管理が上手い人の秘密は？おすすめの方法やツールまとめ

2025.02.14

タスク管理オタクの自分がこれまでに試したタスク管理の方法や、今現在使っているタスク管理手法などをご紹介します。これまで何度もタスク管理に失敗してきましたが、タスク管理が上手い人はどのように行っているのか、ツールや方法について説明したいと思います。

タスク管理

タスク管理は、仕事だけでなくプライベートを充実させるためにも欠かせない要素です。

しかし、人間の脳は最適な順番でタスクを進めていくことが簡単ではなく、適切にタスク管理を行わなければタスクを消化することができず、仕事が進まなくなったり、やりたいことができなくなったり、マイナスにつながってしまう可能性があります。

タスク管理については、古くからたくさんの人が研究してきたこともあり、現代では主要なタスク管理方法がいくつか存在しています。

最も優れたタスク管理の方法というものはなく、タスク管理を行いたい人の状況、個人なのかチームなのか、目的に応じてタスク管理手法を使い分けることで成功に繋がりやすくなります。

TODOリストは誰しも使ったことがあると思いますが、タスクを一覧にして管理するというシンプルな方法です。

カンバン方式は、TODOリストが発展した形で、それぞれのタスクをステータスで分類し、視認性を高めた方法です。

例えば、「未着手」「進行中」「確認中」「完了」などタスクをステータスごとに管理することで、それぞれのタスクの進捗状況を分かりやすく管理できるようになるため、TODOリストよりも管理が行いやすくなります。

代表的なツールにはNotionやTrello、Asanaなどがあり、標準機能としてカンバン方式でのタスク管理を利用することができ、個人のタスク管理はもちろんチームのタスク管理も容易に行うことができます。

GTD（Getting Things Done）は、デビッド・アレン（David Allen）によって提唱されたタスク管理手法で、頭の中の「やるべきこと」を整理し、ストレスなく効率的に実行できるようにすることを目的としています。

GTDを使うことによって、タスクを頭の中から取り出し、適切に管理することによって脳の処理能力が低下することを防ぎ、効率よくタスク管理を行うことができるようになります。

GTDは下記の5つのステップで構成されています。

	緊急	緊急でない
重要	すぐにやる	計画を立ててやる
重要でない	誰かに頼む	やらない

このように、タスクの緊急度と重要度に分類することでタスクの優先順位を整理することができます。

特に重要度について注目する必要があり、重要度が低いタスクについては誰かに任せたり、やらない選択を取るなどすることで、適切な優先順位付けが行えるようになります。